Elektronische Eingangsrechnungen

Hinweise zur Umstellung auf die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Im Zuge der Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bitten wir Sie ab sofort um die Einhaltung der nachfolgenden Anforderungen bei der Übermittlung von Eingangsrechnungen:

1. Digitaler Rechnungsversand per E-Mail

• Senden Sie Ihre Rechnungen ausschließlich an die E-Mail-Adresse .

• Diese E-Mail-Adresse ist ausschließlich für den Rechnungsempfang reserviert. Anderweitige E-Mails (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, allgemeiner Schriftverkehr etc.) senden Sie bitte direkt an den jeweiligen Ansprechpartner im Haus.

• Bitte senden Sie keine Duplikate bzw. Kopien der per E-Mail versandten Rechnung auf dem Postweg. Eine zusätzliche Papierrechnung zur elektronischen Verarbeitung darf nicht ausgestellt werden.

• Verwenden Sie bitte ausschließlich eines der folgenden Formate:

• PDF

• XRechnung

• ZUGFeRD

Informationen zu den Formaten können Sie den nachfolgenden Internetseiten entnehmen:

• XRechnung: https://xeinkauf.de/xrechnung

• ZUGFeRD: https://www.ferd-net.de

Die Leitweg-ID der Stadt Calau lautet: 12-12992262161975-32

• Bitte verzichten Sie auf weitere Informationen in der E-Mail. Zukünftig soll die E-Mail nach dem Erhalt automatisiert weiterverarbeitet werden.

• PDF-Dateien mit Passwort-Schutz können nicht verarbeitet werden.

• Ergänzen Sie bitte die Rechnungsanschrift mit der Verwaltungseinheit (Amt, Abteilung, ggf. Ansprechpartner), damit die Rechnung direkt der richtigen Stelle zugeordnet werden kann.

• Sofern Ihnen bei der Auftragsvergabe weitere Informationen mitgeteilt wurden (z.B. Aktenzeichen, Vergabenummer, Auftragsnummer etc.) geben Sie diese bitte in der Rechnung an.

2. Hinweise zum Rechnungsversand per Post

• Wenn Ihre Lieferung und Leistung nicht der Annahme- und Verarbeitungspflicht aus einer öffentlichen Ausschreibung unterliegen oder Ihnen der digitale Rechnungsversand nicht möglich ist, senden Sie Ihre Rechnungen bitte ausschließlich an folgende Postanschrift:

Stadt Calau

„Bezeichnung der Verwaltungseinheit bzw. Einrichtung“

Platz des Friedens 10

03205 Calau

• Verzichten Sie auf Rechnungsduplikate und Kopien; eine Originalrechnung reicht aus.

• Fügen Sie Rechnungen bitte nicht der Lieferung bei. Versenden Sie diese separat an die angegebene Postanschrift.

• Bei mehrseitigen Rechnungen klammern oder kleben Sie diese bitte nicht. Die Rechnungen werden in der zentralen Stelle zur digitalen Weiterverarbeitung gescannt.

Bei Fragen zur elektronischen Rechnungsübermittlung bzw. weiterem Klärungsbedarf bezüglich der Umstellung steht Ihnen die Finanzverwaltung der Stadt Calau gern zur Verfügung:

Telefon: 03541 891 145

E-Mail: